EXPORTKONTROLLE

Exportkontrolle

So organisieren Sie Ihr Unternehmen prüfungssicher

Text: Stefanie Schick | Foto (Header): © FotolEdhar – stock.adobe.com

Verstöße gegen Exportkontrollvorschriften werden streng bestraft. Auch sind sie nicht gerade förderlich für den Ruf eines Unternehmens. Daher ist es entscheidend, dass die internen Prozesse so angepasst werden, dass es möglichst nicht zu Verfehlungen kommt. Wie das im Unternehmen umgesetzt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Auszug aus:

Zoll.Export
Ausgabe Oktober 2018
Jetzt Leser werden

Jedes Unternehmen ist anders und natürlich auch – je nach Geschäftsfeld, Produktportfolio und Kundenkreis – unterschiedlich von den Vorgaben der Exportkontrolle betroffen. Alle Unternehmen haben jedoch gemeinsam, dass sie Prozesse schaffen müssen, um die Einhaltung der Vorschriften in der Praxis sicherzustellen.

Haben Sie sichere Prozesse implementiert und passiert Ihnen doch ein Fehler, wird dieser aufgrund Ihrer bestehenden Organisation milder bestraft. Daher lohnt es sich, dass Sie Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und bei Bedarf nachsteuern.

Die Exportkontrollprüfung besteht grundsätzlich aus vier Prüfbereichen. Sie beinhaltet die Prüfung von

  1. Personen
  2. Gütern
  3. Ländern
  4. Verwendungszweck

Je nach Betroffenheitsgrad müssen Sie Ihre Prozesse im Unternehmen dahingehend ausrichten. Prüfen Sie deshalb, inwieweit Sie von den vier Bereichen betroffen sind und setzen Sie dann die Maßnahmen in Ihrem Unternehmen um.

Hinweis: Werden auch US-Vormaterialien verarbeitet oder gehört das Unternehmen einem US-Unternehmen bzw. wird das Unternehmen von einer US-Person kontrolliert, ist auch das US-(Re-)Exportkontrollrecht zu prüfen. Auch das US-Recht kann in die o. g. vier Bereiche gegliedert werden. Aus Platzgründen kann in diesem Artikel jedoch nicht weiter auf diesen Aspekt eingegangen werden.

 

1. Prüfung von Personen

Es besteht ein Verbot, wenn Mitarbeiter, Lieferanten, externe Dienstleister oder Kunden in einem Länderembargo oder in den sog. EU-Sanktionslisten gelistet sind. Es ist damit untersagt, dem gelisteten Personenkreis Gelder und wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Betroffenheitsgrad
Von diesem Prüfpunkt betroffen ist jedes Unternehmen. Denn das Verbot, gelisteten Personen Gelder und wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen, gilt unabhängig von einem Export. So dürfen bspw. auch keine Mitarbeiter gelistet sein, da Mitarbeiter vom Unternehmen Geld in Form ihres Gehalts zur Verfügung gestellt bekommen.

Umsetzung in der Praxis
Für die Sicherstellung, dass der beschriebene Personenkreis nicht gelistet ist, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten in der Praxis.

1. Möglichkeit: Der Personenkreis kann manuell mit den Sanktionslisten abgeglichen werden. Dies hat den Vorteil, dass es nicht zu Zusatzkosten im Unternehmen kommt. Nachteilig ist jedoch, dass bei einer manuellen Prüfung der Aufwand enorm und das Fehlerrisiko hoch sind. Änderungen in den Sanktionslisten werden evtl. nicht registriert oder die Tabelle mit dem Personenkreis ist nicht aktuell.

Die Prüfung muss unverzüglich nach Änderung der Güterlisten durchgeführt werden. Dies ist bei einer manuellen Prüfung schwierig, rechtssicher umzusetzen.

Nach Änderung der Sanktionslisten schützt Sie eine 48-Stunden-Frist vor der Bestrafung, allerdings nur, wenn Sie tatsächlich keine Kenntnis von der Listung der Person hatten.

2. Möglichkeit: Die Prüfung kann mithilfe einer Software unterstützt werden. Sie definieren, welche Daten aus Ihrem ERP-System mit den Sanktionslisten abgeglichen werden. Legen Sie fest, dass ein Abgleich bei Neuanlage Ihrer Daten und unbedingt nochmal auch bei Änderung der Sanktionslisten erfolgt. In vielen Unternehmen wird nur bei Neuanlage geprüft. Das ist riskant, da bis zur Auslieferung der Ware einige Monate vergehen können.

Bei einer Namensgleichheit bzw. Ähnlichkeit (Sie können festlegen, ab welchem Grad der Übereinstimmung Sie eine Meldung bekommen) prüfen Sie dann manuell, ob es sich um eine gelistete Person oder nur eine Namensähnlichkeit handelt. Dies können Sie bspw. durch die Prüfung des Ausweises der Person machen.

Sinnvoll ist auch, den sog. Treffer im ERP-System zu sperren, sodass eine Lieferung an diese Person ausgeschlossen wird. Denken Sie hier aber daran, dass immer ein Verantwortlicher für die Freigabe erreichbar sein muss.

Bei einer Software-unterstützten Prüfung ist es entscheidend, dass all Ihre Geschäftskontakte und Mitarbeiter auch im ERP-System angelegt sind. Gerade bei externen Dienstleistern oder Leiharbeitnehmern, die nicht in Ihrem System gepflegt werden, können Fehler passieren.

Tipp: Vor dem Anlegen eines neuen Auftrags oder dem Einstellen neuer Mitarbeiter ist auch die Einzelabfrage dieser Personen sinnvoll.

Dokumentation
Dokumentieren Sie Ihre Prüfung. Bei einer Software-unterstützen Prüfung sollte der Abgleich archiviert werden. Manuelle Prüfungen von Treffern sollten Sie aber separat dokumentieren. Bei einer manuellen Prüfung sollten Sie jeden Abgleich Ihrer Personendaten mit den Sanktionslisten und das entsprechende Prüfergebnis dokumentieren.

 

2. Klassifizierung der Güter

Güter (Ware, Software, Technologie), die in der Ausfuhrliste, Anhang I oder IV der Dual-Use-VO oder in einem Länderembargo aufgeführt sind, dürfen nur mit Genehmigung durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) exportiert werden.

Bei Gütern der Ausfuhrliste oder des Anhangs IV der Dual-Use-VO ist sogar das Verbringen in einen anderen Mitgliedstaat genehmigungspflichtig. Aber auch bei Artikeln von Anhang I der Dual-Use-VO haben Sie bei Lieferungen in andere Mitgliedstaaten die Verpflichtung nach Art. 22 Abs. 10 Dual-Use-VO, Ihren Vertragspartner über die Listung in Ihren Handelsunterlagen zu informieren. Daher müssen Unternehmen ihre Produkte in Bezug auf eine mögliche Listung hin überprüfen.

Betroffenheitsgrad
Alle Unternehmen müssen diesen Prüfschritt implementieren. Je nachdem, wie viele Artikel in den Stammdaten angelegt und auch tatsächlich in andere Länder geliefert werden, erhöht sich der Aufwand.

Umsetzung in der Praxis
Bei der Klassifizierung der Artikel stellt sich immer die Frage, wer im Unternehmen diese Aufgabe übernehmen soll.

Dies ist abhängig vom Produktportfolio. Bei technischen Produkten tut sich die Zollabteilung mit der Klassifizierung meist schwer, da dort Mitarbeiter mit eher kaufmännischem Hintergrund arbeiten. Hier ist die Unterstützung durch technisch ausgebildete Mitarbeiter, bspw. Durch die Entwicklungsabteilung, sinnvoll. Auch die Einkaufsabteilung kann unterstützen, denn auch diese sollte die Produkte, die sie für das Unternehmen beschafft, gut kennen und daher auch eine Klassifizierung vornehmen können.

Tipp: Bei Unsicherheiten kann zudem beim BAFA eine Auskunft zur Güterliste (AzG) beantragt werden. Darin bestätigt Ihnen das BAFA, ob und unter welcher Nummer die Produkte gelistet sind. Die AzG sollten Sie auch in den Stammdaten – für alle sichtbar – eintragen. Die AzG können Sie über Ihren Elan-K2-Zugang online beim BAFA beantragen. Dieser Service ist kostenlos.

Aber Vorsicht, das BAFA erteilt die Auskunft nicht für alle Artikel, sondern nur, wenn tatsächlich eine Nähe zur Güterliste besteht. Prüfen Sie also zuerst selbst und stellen Sie nur bei Unsicherheit den Antrag auf eine AzG. Natürlich ist die Prüfung aller Artikel sehr aufwändig. Hat man das aber einmal erledigt, muss die Klassifizierung nur noch bei allen neu angelegten Artikeln und bei einer Änderung der Güterliste durchgeführt werden.

Dokumentation
Das Prüfergebnis muss im Unternehmen dokumentiert werden, damit bspw. den Vertriebsmitarbeitern bereits bei der Geschäftsanbahnung klar ist, ob eine Genehmigung gebraucht wird oder nicht. Auch die Versandabteilung muss vor der Auslieferung nochmal überprüfen können, ob die Waren tatsächlich versendet werden dürfen.

Sinnvoll ist die Klassifizierung der Produkte im Artikelstamm Ihrer Außenhandelsdaten.

Vorsicht: Der Begriff „Güter“ ist bei der Exportkontrolle sehr weit gefasst. Darunter fällt nicht nur die Lieferung von Ware (so ist es im Zollrecht), sondern auch die Lieferung/Bereitstellung von Software oder technischer Unterstützung.

Wäre die Lieferung eines Produkts genehmigungspflichtig, ist auch die technische Unterstützung, wie bspw. Die Durchführung von Schulungen oder die Übersendung von Bauplänen, technischen Details per Mail genehmigungspflichtig.

Damit Ihnen hier keine Fehler passieren, ist es wichtig, dass Sie die betroffenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen sensibilisieren. Warenlieferungen können nochmal durch eine aufmerksame Versandabteilung gestoppt werden, von Emails bekommen Sie vor dem Versenden nichts mit, um eingreifen zu können.

Daher sollten Sie dazu regelmäßig interne Schulungen durchführen. Halten Sie diese lieber kurz und gehen Sie auf die wichtigsten Punkte ein. Dann prägen sich die Inhalte bei den Kollegen, bei denen Exportkontrolle nicht zum Haupttätigkeitsbereich gehört, besser ein. Wichtig ist, dass Ihre Kollegen bei sensiblen Geschäften auf Sie zukommen und um Rat fragen.

 

3. Prüfung von Bestimmungsländern

Lieferungen in Länder, gegenüber denen Embargomaßnahmen bestehen, müssen sorgfältig geprüft werden.

Die verschiedenen Embargomaßnahmen sind unterschiedlich ausgeprägt. Aktuell bestehen Verbote und Beschränkungen u. a. gegenüber dem Iran, Syrien, Nordkorea und Russland.

Eine aktuelle Übersicht finden Sie auf der Seite www.zoll.de der Zollverwaltung, Fachthemen → Außenwirtschaft und Bargeldverkehr → Embargomaßnahmen → Länderembargos oder auf der Seite des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), Stichworteingabe: Länderbezogene Embargos unter www.bafa.de. Das Dokument heißt „Übersicht über die länderbezogenen Embargos“.

Betroffenheitsgrad
Unternehmen, die in Embargoländer liefern, sind von diesem Prüfpunkt stark betroffen. Durch das Ausschließen von strengen Embargoländern (bspw. Dem Iran oder Nordkorea) kann der Aufwand jedoch stark minimiert werden.

Unternehmen, die nicht in Embargoländer liefern, haben es hier leichter. Sie müssen jedoch bei neuen Lieferländern prüfen, ob Embargomaßnahmen bestehen. Auch müssen Sie überwachen, dass bei ihren aktuellen Lieferländern keine neuen Embargomaßnahmen eingeführt werden.

Umsetzung in der Praxis
Die Unterstützung durch eine Software ist bei der Embargoprüfung nicht wirkungsvoll. Aufgrund der unterschiedlichen Verbote und Beschränkungen muss die Lieferung hinsichtlich des Embargos individuell von einem Unternehmensmitarbeiter geprüft werden.

Bei Anfragen aus Embargoländern muss geprüft werden,

  • ob überhaupt geliefert werden darf,
  • ob eine Genehmigung für die Lieferung beantragt werden muss oder,
  • ob die Lieferung ohne weitere Beschränkungen möglich ist.

Die Prüfung sollte sinnvollerweise vor Vertragsabschluss und zwingend nochmal vor Auslieferung der Ware erfolgen. Denn Embargomaßnahmen unterliegen einem ständigen Wandel.

Die Embargoregelung gegenüber einem Land kann u. a. folgende Bereiche umfassen:

  • Finanzsanktionen: Den gelisteten Personen dürfen Sie weder Gelder noch wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen.
  • Waffenembargo: Die Lieferung von Gütern der Ausfuhrliste ist verboten. Das BAFA darf dafür keine Genehmigungen erteilen.
  • Verbot der Lieferung von Dual-Use-Gütern: Auch dafür kann keine Genehmigung erteilt werden.
  • Einzelne Wirtschaftsbereiche/Schlüsselindustrien wie bspw. Energiesektor oder Petrochemie, sind mit Verboten oder Beschränkungen versehen.
  • Importe in die EU: Auch dafür können Verbote oder Beschränkungen vorgesehen sein. Das heißt, auch der Einkauf muss sich für die Beschaffung mit den Embargomaßnahmen auskennen.

Die Details finden Sie in den Embargo bzw. Änderungsverordnungen. Diese können Sie auf den Internetseiten des BAFA (www.ausfuhrkontrolle.info unter dem Menüpunkt Embargos) oder Zoll (www.zoll.de) aufrufen.

Informieren Sie Ihre Kollegen auch regelmäßig über die aktuell bestehenden Embargoregelungen und teilen Sie ihnen Änderungen mit. Dies können Sie durch Schulungen, Veröffentlichungen in Ihrem Intranet oder auch per Mail nachvollziehbar umsetzen.

Dokumentation
Dokumentieren Sie die Prüfung und Ihr Ergebnis. Dies können Sie am besten im ERP-System im Auftrag hinterlegen. Sie können dafür auch eine Checkliste entwickeln, die Sie von den Vertriebsmitarbeitern ausfüllen lassen und mit Ihrem Prüfergebnis versehen.

 

4. Prüfung des Verwendungszwecks

Auch die Lieferung nicht gelisteter Güter kann genehmigungspflichtig werden, wenn der Kunde diese zu nuklearen oder militärischen Zwecken einsetzt und die Ware in bestimmte Länder (bspw. Waffenembargoländer wie Russland oder den Iran) liefert.

Betroffenheitsgrad
Betroffen ist hier jedes Unternehmen bei Lieferung in die Embargoländer oder Länder mit nuklearen Aktivitäten.

Umsetzung in der Praxis/Dokumentation
Die Einhaltung dieser Vorgaben kann abgeprüft werden, indem Sie vom Kunden eine sog. Endverbleibserklärung anfordern. In dieser bestätigt Ihnen der Kunde, dass er die Ware nicht zu den genehmigungspflichtigen Zwecken einsetzen möchte.

Prüfen Sie dennoch, ob sich nicht – bspw. durch die Internetseite Ihres Kunden oder spezielle militärische Anforderungen an Ihre Produkte – Anhaltspunkte für eine kritische Verwendung ergeben. Wenn Sie die Internetseite öffnen und dort militärische Produkte angeboten werden, sollten Sie Zweifel an einer anderen Aussage in der Endverbleibserklärung haben. Dann empfiehlt sich eine Anfrage beim BAFA.

Die Dokumentation können Ihre Vertriebsmitarbeiter nachvollziehbar in einer internen Checkliste führen.

 

Fazit

Prüfen Sie, inwieweit Sie von den vier Bereichen betroffen sind. Implementieren Sie in den Bereichen die Prozesse, die Ihnen helfen, Verfehlungen gegen Exportkontrollvorschriften zu vermeiden.

Verantwortliche benennen
Es muss zwingend ein Verantwortlicher inkl. Vertreter für die Exportkontrolle benannt werden, der die Prüfungen dokumentiert, eigenentwickelte Güter klassifiziert, über Lieferungen entscheidet und, wenn erforderlich, Genehmigungen für die Ausfuhr beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) einholt. Der Verantwortliche muss im Exportkontrollrecht Kenntnisse und regelmäßige Weiterbildung nachweisen.

Die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen ist erforderlich, sobald Sie einen Antrag beim BAFA stellen. Das BAFA akzeptiert nur ein Mitglied der Geschäftsführung. Auch der Ausfuhrverantwortliche sollte – in seinem eigenen Interesse – Fachkenntnisse im Außenwirtschaftsrecht haben. Nur so kann er die Tätigkeit des Exportkontrollbeauftragten und die unternehmensinternen Prozesse sinnvoll überwachen.

Dokumentation schützt bei Verfehlungen Erstellen Sie Prozessbeschreibungen und verfassen Sie für Ihre Kollegen interne Arbeitsanweisungen, in denen Sie Ihre Abläufe beschreiben und auch für eine Außenwirtschaftsprüfung nachvollziehbar dokumentieren.

Überprüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse regelmäßig und steuern Sie nach, wenn es erforderlich ist – bspw. wenn Sie neue Kunden in Embargoländern beliefern. Setzen Sie sich für die regelmäßige Neubewertung Ihrer Prozesse einen Termin im Kalender. Im Tagesgeschäft geht dies gerne unter.

Machen Sie auch Stichproben zu einzelnen Aufträgen. Nur so können Sie feststellen, ob Ihre Abläufe von allen Kollegen verstanden und korrekt umgesetzt werden. Stellen Sie Versäumnisse fest, besprechen Sie diese mit Ihren Kollegen und sensibilisieren Sie durch eine interne Schulung.

Der Autor

Stefanie Schick bei der bav GmbH. Frau Schick ist Dipl.-Finanzwirtin (FH) und Steuerberaterin. Vor ihrer Tätigkeit als Dozentin und Beraterin hat sie die Zoll- und Exportkontrollabteilung eines Maschinenbauunternehmens geleitet. Nach ihrem Studium war sie in der Zollverwaltung mehrere Jahre im Zollamt Bremerhaven, einem der größten Zollämter Deutschlands, beschäftigt. Damit verfügt sie über praktische Erfahrung auf beiden Seiten. Sie ist zudem Autorin zahlreicher Veröffentlichungen zum Zoll- und Außenwirtschaftsrecht.

Kontakt:
stefanie.schick@bav-seminar.net
www.bav-seminar.net

JETZT ABONNENT WERDEN UND KEINE AUSGABE VERPASSEN:

ZOLL.EXPORT

Die Zeitschrift für Verantwortliche
in der Zoll- und Exportabwicklung

Hinterlassen Sie einen Kommentar