EXOPORTKONTROLLE

Der Zollprüfer kommt

Alles zur optimalen Vorbereitung und zum Ablauf der Prüfung

Text: Bettina Kramer | Foto (Header): © 優太丸 木戸 – stock.adobe.com

Stellen Sie rechtzeitig die Weichen, um einer Zollprüfung gelassen entgegen zusehen, und sorgen Sie mit einem laufenden Monitoring der Zollprozesse für mehr Sicherheit.

Auszug aus:

2018_04

Zoll.Export
Ausgabe April 2018
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Der Weg ist das Ziel – ein Sprichwort, das sicherlich jeder kennen dürfte – und das treffsicher ist im Hinblick auf die Vorbereitung einer Zollprüfung. Eine gute Vorbereitung, gesetzeskonforme bzw. rechtssichere Zollprozesse und geschultes Fachpersonal sind die Basis dafür, dass die Zollprüfung erfolgreich absolviert wird.

Doch wie bereiten sich Unternehmen im Idealfall so vor, dass unangenehme Überraschungen und ggf. Nachzahlungen bzw. schlimmstenfalls sogar Strafverfahren vermieden werden?

Wenn auch Deutschland in Sachen „Digitalisierung“ nicht gerade Vorreiter ist, so ist die Zollverwaltung sehr gut aufgestellt und verfügt über ein umfangreiches Datenvolumen. War es früher so, dass der Zollprüfer mit einer Vielzahl von Ordnern und Gesetztestexten in die zu prüfenden Unternehmen gekommen ist, so nutzt er im Zeitalter der hohen Automatisierung nur noch ein Notebook mit allen notwendigen Programmen und Dateien, die Anwendung für die Zollprüfung finden.

Ob und zu welchem Zeitpunkt sich ein Unternehmen einer Zollprüfung zu unterziehen hat, entscheidet sich seit 2009 anhand einer Risikobewertung.

 

Risikobewertung

Die Zollverwaltung hat vor einigen Jahren die Risikoanalyse eingeführt, um gezielter vorzugehen und ihr Personal ebenso gezielter und effizienter einsetzen zu können. Die Risikoanalyse beinhaltet Ergebnisse aus Risikoprofilen einzelner Warengruppen. Anhand dieser Risikoprofile ist es möglich, Waren zu identifizieren, die ein besonders hohes Betrugsrisiko haben.

Des Weiteren wurde die dezentrale Beteiligtenbewertung (DEBBI) eingeführt mit dem Hintergrund, Unternehmen, also Wirtschaftsbeteiligte, zu identifizieren, die gegen geltende Zollrechtsvorschriften verstoßen. Die ZORA-Beteiligtenbewertung als zusätzliches Instrument der Bewertung umfasst Daten aus zollamtlichen Prüfungen und auch aus eingeleiteten Ordnungswidrigkeitsverfahren.

Die Ergebnisse aus diesen Bewertungen haben somit auch einen erheblichen Einfluss auf die Entscheidungen der Hauptzollämter, z. B. ob Bewilligungen bzw. Vereinfachungen erteilt werden oder nicht. Auch kann der Abfertigungsbeamte die DEBBI-Bewertung während der Zollabfertigung einsehen. Die Bewertung entscheidet darüber, ob eine Sendung beschaut wird oder nicht.

Schlussendlich kann man sagen, dass Unternehmen mit einer sehr guten Beteiligtenbewertung weniger mit Zollprüfungen konfrontiert werden, als Unternehmen mit einer schlechten Bewertung. Unternehmen, die AEO-zertifiziert sind und sich an die „Spielregeln“ halten, brauchen sich diesbezüglich keinerlei Sorgen zu machen.

 

Die richtige Vorbereitung auf die Zollprüfung

Jedes am Außenwirtschaftsleben beteiligte Unternehmen wird irgendwann mit dem Thema „Zollprüfung“ konfrontiert. Das bedeutet, dass bereits erfolgte und zollamtlich abgefertigte Im- und Exporte im Nachhinein von der Zollbehörde unter die Lupe genommen und quasi nachträglich auf Korrektheit geprüft werden. Auch kann es sein, dass Unternehmen, die ihre Waren nur innerhalb der EU verkaufen, geprüft werden, wenn es sich beispielsweise um Reihen- oder Dreiecksgeschäfte mit Beteiligung von Endkunden in Drittländern handelt.

 

Ablauf der Prüfung

Zunächst erhalten Sie als Zollbeteiligter die Prüfungsanordnung. Diese enthält die wichtigsten nachstehenden Informationen:

  • Art der Prüfung (Zollprüfung, Außenwirtschaftsprüfung oder Präferenzprüfung)
  • Name des Prüfers
  • Prüfungszeitraum
  • Prüfungsumfang

Das Unternehmen hat nun die zuständige Auskunftsperson zu benennen. Diese Person muss fachlich in der Lage sein, alle zollrelevanten Vorgänge, die prüfungsrelevant sind, zu kennen und ggf. zu erläutern. Auch sollte der Zollverantwortliche alle wichtigen produktions- und betriebswirtschaftlichen Abläufe kennen, die in einem Zusammenhang mit dem Zollprozess stehen.

 

Arten der Zollprüfung

Unterschieden wird nach drei Prüfungsarten

  1. Zollprüfung
  2. Außenwirtschaftsprüfung
  3. Präferenzprüfung

 

1. Zollprüfung
Die Zollprüfung konzentriert sich auf die Importabwicklung des zu prüfenden Unternehmens. Es wird geprüft, ob die Einfuhrabgaben in korrekter Höhe gezahlt wurden. Somit kann es im Rahmen der Zollprüfung zu einer Nacherhebung, aber auch zu einer Erstattung kommen. Im Rahmen der Zollprüfung wird nach Teilbereichen unterschieden:

 

a) Einreihung
Es wird geprüft, ob die importierten Waren einer korrekten Codenummer („Zolltarifnummer“ oder „Warennummer“) zugeordnet wurden. Denn die falsche Einreihung der Waren kann ggf. zu Mindereinnahmen der Zollbehörden führen.

Sollten Sie Zweifel an der korrekten Warennummer haben, so können Sie eine verbindliche Zolltarifauskunft einholen (VZTA). Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Internetseite der Zollverwaltung.

Beispiel
Gewebe mit der Codenummer 55151290900 wurden mit einem Einfuhrzollsatz in Höhe von 5 % eingeführt. Im Rahmen der Zollprüfung wird festgestellt, dass diese Gewebe falsch eintarifiert wurden und der Zollsatz bei Anwendung der korrekten Codenummer 10 % beträgt, es kommt zur Nacherhebung der Differenz.

Beispiel
Für die Importverzollung von Waren aus den USA wird ein Zollspediteur beauftragt. Der Steuerbescheid wird Ihnen zugeschickt, Sie legen diesen Steuerbescheid ordnungsgemäß ab, und für Sie ist der Fall erledigt.

Der Zollprüfer stellt aber nun fest, dass die vom Zollspediteur gewählte Warennummer nicht korrekt ist, und veranlasst eine Nacherhebung des Zolls, da der Zollsatz bei Anwendung der korrekten Warennummer höher ist.

Sie als Unternehmer haften auch dann, wenn Sie Dienstleister mit der Abfertigung Ihrer Einfuhr beauftragen!

 

b) Prüfung auf Vollständigkeit
Im Rahmen der Prüfung auf Vollständigkeit wird anhand von Buchungslisten der Finanzbuchführung überprüft, ob diese mit den zollamtlich abgefertigten Vorgängen übereinstimmen.

Beispiel
Ein Unterehmen importiert Waren und legt bei der Einfuhrverzollung eine Proformarechnung für Zollzwecke mit einem Wert von 1.000 Euro vor. Der Abgleich mit der Kreditorenbuchhaltung zeigt jedoch, dass die Handelsrechnung und die Proformarechnung unterschiedliche Warenwerte aufweisen.

Die Einfuhrverzollung erfolgte auf Basis der Proformarechnung, der tatsächliche Wert der Waren laut Handelsrechnung war wesentlich höher, dieser betrug nämlich 15.000 Euro. Es kommt zur Nacherhebung der entgangenen Einfuhrabgaben.

Beispiel
Sie als Unternehmen erhalten von Ihrem Lieferanten aus den USA eine unverzollte Drittlandsendung. Der Mitarbeiter in der Warenannahme erkennt das nicht und leitet die Sendung unverzollt an die Empfangsabteilung weiter. Die für die Einfuhrabfertigung notwendigen Begleitpapiere finden sich in der Ablage im Einkauf wieder. Wochen später erhält der Zollverantwortliche des Unternehmens Post von der Zollbehörde mit ungeahnten Folgen: Die „Zollgutsendung“ wurde nicht im Rahmen der Frist bei der zuständigen örtlichen Zollstelle gestellt. In dem Fall wurden die Einfuhrabgaben nicht fristgerecht entrichtet bzw. wurde das Zollversandverfahren nicht im Rahmen der angemessenen bzw. vorgegebenen Frist beendet.

 

c) Zollwertberechnung
Im Rahmen der Überprüfung der Zollwertberechnung wird geprüft, ob der Zollwert alle im tatsächlichen Einkaufspreis enthaltenen Positionen enthalten sind. Dazu zählen beispielsweise Frachtkosten, Vertreterprovisionen, Lizenzgebühren, etc.

Beispiel
Sie importieren eine Lieferung aus den USA, der Warenwert laut Rechnung lautet 10.000 Euro, als Lieferkondition wurde „EXW New York“ vereinbart. Als Zollwert legen Sie den Warenwert in Höhe von 10.000 Euro zugrunde. Im Rahmen der Zollprüfung wird festgestellt, dass zu diesem Transport eine Frachtkostenrechnung i. H. v. 1.500 Euro vorliegt, diese aber nicht weiter berücksichtigt wurde. Statt des korrekten Zollwerts (11.500 Euro) wurde der Wert i. H. v. 10.000 Euro zugrunde gelegt. Der Fehler führt zur Nacherhebung der Einfuhrabgaben.

Präferenznachweise bei Einfuhrabfertigungen
Die EU hat mit zahlreichen Staaten Präferenzabkommen geschlossen. Ziel dieser Präferenzabkommen ist die Zollvergünstigung. Es handelt sich entweder um einseitige (nur Import) oder um zweiseitige (Im- und Export) Handelsabkommen. Aufgabe des Zollprüfers ist es, zu überprüfen, inwieweit die Präferenznachweise tatsächlich vorliegen, falls der Präferenzzollsatz beansprucht wurde, oder aber ob die Ausstellung der Präferenz berechtigt war.

Beispiel
Sie als Unternehmen erhalten regelmäßig Sendungen von Ihrem Lieferanten aus Norwegen. Der zollrechtliche Ablauf hat sich inzwischen eingespielt, und der Mitarbeiter in der Zollabteilung wickelt den Import – wie immer – routiniert ab.

Schließlich ist es immer so, dass die Rechnung eine Ursprungserklärung (UE) enthält, so kann die Ware unter Berücksichtigung des günstigeren Präferenzzollsatzes eingeführt werden.

Im Rahmen der Zollprüfung kommt es zur bösen Überraschung, mit der nun niemand, und schon gar nicht der Zollsachbearbeiter, gerechnet hat: Für 25 Lieferungen wurde der Präferenzzollsatz zugrunde gelegt, für 15 dieser Lieferungen lag jedoch gar kein Präferenznachweis vor. Es kommt zur Nacherhebung der Einfuhrabgaben, jedoch wird nun nicht mehr der Präferenzzollsatz zugrunde gelegt, sondern der Drittlandzollsatz.

Ausgleichs- und Antidumpingzölle
Antidumpingzölle können dann festgesetzt werden, wenn Waren eines Landes unter dem normalen Wert auf den Markt eines EU-Landes verbracht werden. Aufgabe des Zollprüfers ist es, zu überprüfen, inwieweit Ausgleichs- bzw. Antidumpingzölle in Bezug auf das Exportland und der Warennummer zum Einfuhrzeitpunkt zu entrichten waren.

 

2. Außenwirtschaftsprüfung
Die Außenwirtschaftsprüfung betrachtet die außenwirtschaftliche Seite eines Unternehmens.

Ausfuhr
Im Mittelpunkt dieser Prüfung steht zum einen die Betrachtung eventueller ausfuhrgenehmigungspflichtiger Waren, zum anderen aber auch die Überprüfung der vereinfachten Ausfuhr (Zugelassener Ausführer) mit Blick auf die Einhaltung der Auflagen.

Auch das reine Ausfuhrverfahren wird im Rahmen der Außenwirtschaftsprüfung geprüft, dazu zählt auch die Prüfung der Bewilligung des Zugelassenen Ausführers. Überprüft wird, ob und in wie weit die Bewilligungsauflagen beachtet wurden.

Beispiel
Eine Ware, die vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) als sog. „Dual-Use-Ware“ (Waren mit doppeltem Verwendungzweck) eingestuft ist, wird ohne Ausfuhrgenehmigung in den Irak exportiert.

Einfuhr
Es wird überprüft, ob und inwieweit alle notwendigen Unterlagen für Einfuhrwaren vorliegen. Ganz besonderer Augenmerk liegt darauf, ob für die Waren die notwendigen Einfuhrgenehmigungen (falls erforderlich) vorliegen.

Kapitalmeldungen
Was viele Unternehmer nicht wissen oder ihnen auch manchmal unverständlich ist, ist die Tatsache, dass im Rahmen der Außenprüfung ebenso überprüft wird, ob die Kapitalmeldungen an die Bundesbank erfolgt sind.

 

3. Präferenzprüfung
Im Rahmen einer Präferenzprüfung liegt das Augenmerk auf der Rechtmäßigkeit und Gültigkeit des ausgestellten Präferenzpapiers. Wichtig ist eine ordnungsgemäße Dokumentation im Hinblick auf die Ermittlung des Präferenzursprungs.

Beispiel
Die norwegische Zollverwaltung bittet die deutsche Zollverwaltung, eine ausgestellte EUR.1 zu prüfen, da die norwegische Zollverwaltung Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Ausstellung hat. Die deutsche Zollverwaltung tritt nun an das Unternehmen heran, welches die EUR.1 ausgestellt hat, und prüft, ob diese zu Recht ausgestellt wurde. Geprüft werden:

a) bei Eigenproduktionen die Stücklisten und der Einsatz der Vormaterialien in das Endprodukt anhand der Listenbedingungen, dahingehend, ob die Präferenzursprungseigenschaft begründet ist.

b) bei Handelwaren, ob gültige Lieferantenerklärungen des Herstellers vorliegen. Gerade die Unternhehmen, denen die Bewilligung zum „Ermächtigten Ausführer“ erteilt wurde, werden ganz besonders geprüft, da in einem solchen Fall von den Zollbehörden sicherzustellen ist, dass neben dem fachlichen Know-how auch die Zollprozesse, speziell im Hinblick auf die Ermittlung des Präferenzursprungs, korrekt und rechtssicher sind.

 

Das Ende der Prüfung naht …

… und Sie haben einen Großteil der Zollprüfung hinter sich gebracht.

Der Prüfer verfasst nun einen in objektiver Weise dargestellten Prüfbericht – völlig frei von Bewertungen. In der Regel erfolgt nun mit Beendigung der Prüfung das Abschlussgespräch, an dem der Zollbeauftragte/Zollverantwortliche des Unternehmens und ggf. die Geschäftsleitung teilnehmen.

Das Gespräch findet entweder als Schlussbesprechung mit offiziellem Charakter statt, oder aber als „abschließendes Gespräch“, welches eher einen inoffiziellen Charakter hat und nicht in der Abgabenordnung (AO) vorgesehen ist – im Gegensatz zur Schlussbesprechung, diese ist im § 201 der AO geregelt.

Das Unternehmen hat die Möglichkeit, im Prüfbericht nicht korrekt dargestellte Sachverhalte zu besprechen, um diese dann vom Prüfer ggf. korrigieren zu lassen. Des Weiteren können Sie als Unternehmen eine schriftliche Gegendarstellung bzw. eine Stellungnahme zum nicht korrekt dargestellten Sachverhalt verfassen, die dann Bestandteil des Prüfberichts ist.

Hintergrund der Prüfung ist grundsätzlich, zunächst zu ermitteln, ob es zu einer Nacherhebung oder zu einer Erstattung von Einfuhrabgaben (Zölle und Einfuhrumsatzsteuer) kommt, die Festsetzung erfolgt dann durch das zuständige Hauptzollamt. Der Prüfer ist sozusagen nur „Erfüllungsgehilfe“.

 

Prüfbericht

Nachdem nun der Prüfbericht vom Prüfer erstellt wurde, wird dieser an die zuständigen Sachgebiete des Hauptzollamts weitergeleitet und analysiert. Etwaige Verstöße führen, je nach Schwere, dazu, dass das entsprechende Sachgebiet beispielsweise Bewilligungen entzieht oder Bewilligungsauflagen verschärft. Schlimmstenfalls wird ein Strafverfahren eingeleitet.

Verstöße in Form von Arbeits- oder Systemfehlern
Ob es sich um einen Arbeits- oder Systemfehler handelt, hängt von den vorgefundenen und festgestellten Fakten ab. Ein Arbeitsfehler liegt dann vor, wenn es um Einzelfälle geht und kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vermutet wird.

Arbeitsfehler werden i. d. R. nicht so streng geahndet wie Systemfehler, denn Arbeitsfehler setzen einen strukturierten Zollprozess voraus, während bei Systemfehlern davon auszugehen ist, dass nicht funktionierende oder gar nicht vorhandene Zollprozesse zum Vergehen geführt haben. Diese werden konsequenter und folglich strenger geahndet.

Auch fließt in die Bewertung ein, ob es sich um einen einmaligen Verstoß handelt oder ob sich der Verstoß durch eine Vielzahl von Zollvorgängen zieht. Im schlimmsten Fall wird dem Unternehmen unterstellt (und ggf. nachgewiesen), dass die Verstöße für alle Vorgänge zutreffend sind.

Beispiel
Im Rahmen einer Zollprüfung wird festgestellt, dass Firma Müller ausfuhrgenehmigungspflichtige Waren über einen Zeitraum von zwei Jahren ohne die notwendige Ausfuhrgenehmigung exportiert hat. Auch wird grundsätzlich die Anzahl der zollrelevanten Vorgänge in die Bewertung einfließen. Hat ein Unternehmen nur selten mit zollrelevanten Vorgängen zu tun, wird das Vergehen nicht so streng geahndet, wie bei Unternehmen, die es regelmäßig mit einer Vielzahl von zollrelevanten Vorgängen zu tun haben.

Finanzielle Folgen bei Verstößen
Wie bereits erwähnt, werden Verstöße je nach Art und Schwere unterschiedlich betrachtet und geahndet. Hierarchisch betrachtet ist davon auszugehen, dass Verstöße gegen das Außenwirtschaftsgesetz grundsätzlich strenger geahndet werden als andere zollrelevante Verstöße. Zu nennen ist beispielsweise ein Embargoverstoß. Dieser führt zu Freiheitsstrafen für den Geschäftsführer oder für den Sachbearbeiter, wenn den Beteiligten Vorsatz nachgewiesen werden kann. Das ist, Gott sei Dank, selten der Fall.

Selbstverständlich kommt es sehr häufig zu Bußgeldzahlungen oder Geldstrafen. Die Zollbehörde hat jedoch auch die Möglichkeit des Prinzips der Bruttoabschöpfung. In dem Fall wird nicht der tatsächliche Gewinn, sondern der Umsatz des Vorfalls, der als Verstoß festgestellt wurde, zugrunde gelegt. Und das kann teuer werden.

Beispiel
Firma Müller hat, wie bereits im vorherigen Beispiel erwähnt, Maschinen ohne die notwendige Ausfuhrgenehmigung exportiert. Der Umsatz über den gesamten Zeitraum von zwei Jahren betrug 10 Mio. Euro, der Gewinn 1,5 Mio. Euro. Die Basis für die Heranziehung ist nicht der Gewinn, sondern der Umsatz in Höhe von 10 Mio. Euro.

 

Fazit

Ob Sie als Unternehmen mit einem positiven Abschluss der Prüfung rechnen können, haben Sie selbst in der Hand. Eine Zollprüfung ist immer mit viel Vorbereitung und Zeitaufwand verbunden, deshalb ist es umso wichtiger, eine strukturierte und rechtssichere Zollabwicklung inkl. der Prüfpfade sicherzustellen – und das dauerhaft und kontinuierlich.

Unternehmen müssen sich darum kümmern, dass der Zollverantwortliche über das notwendige Know-how verfügt und sein Wissen ständig aktualisiert.

Sorgen Sie dafür, dass alle am Zollprozess beteiligten Abteilungen geschult und informiert sind. Sehr hilfreich können Arbeitsanweisungen und die Schulung bzw. Sensibilisierung der betroffenen Mitarbeiter auch aus anderen Abteilungen sein.

Als Arbeitshilfe können Sie die im Heft enthaltene Checkliste oder aber den Fragenkatalog zur Selbstbewertung, den Sie auf der Seite der Zollverwaltung finden (www.zoll.de), zur Orientierung nutzen.

Der Autor

Bettina Kramer ist neben ihrer mehr als 20-jährigen Tätigkeit als Logistik- und Zollverantwortliche in einem mittelständischen Industrieunternehmen als freiberufliche Autorin und Beraterin rund um die Themen Zoll und Außenwirtschaft tätig.

Kontakt:
Mobil: 0157/32704286
E-Mail: b.kramer.haren@gmail.com

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