Ein Fundament der Zoll-Compliance – automatisierte Unsicherheit?

INHALTE DES BEITRAGS

Das Compliance-Beziehungsmodell
Menschen: Wer trägt die Verantwortung für die Entscheidung?
Daten: Vertrauen muss verdient werden
Prozesse: Wenn der Workaround zum Prozess wird
Wenn beide Seiten technisch aufrüsten
Womit Sie anfangen sollten
Fazit: Grundlagen zuerst

Ihre Zollsoftware funktioniert einwandfrei. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass auch Ihre Zoll-Compliance fehlerfrei ist. Eine falsche Einreihung in den Zolltarif, eine veraltete Ursprungsbestimmung, ein Produktdatensatz, den seit Jahren niemand mehr hinterfragt hat – Werden solche Daten in einen automatisierten Prozess eingespeist, tut das System genau das, wofür es entwickelt wurde: Es wiederholt den Fehler immer wieder – konsequent, effizient und ohne zu zögern. Denn Technologie ist nicht das Fundament der Zoll-Compliance, sondern ihr Multiplikator. Die entscheidende Frage lautet daher: Was genau wird vervielfacht?

 

Das Compliance-Beziehungsmodell

Effektive Zoll-Compliance basiert auf drei miteinander verbundenen Grundlagen: Menschen, Daten und Prozesse. Zusammen bilden sie das sog. „Compliance-Beziehungsmodell“. Eine Schwäche in einem dieser Bereiche schafft Risiken. Schwächen in zwei Bereichen erschweren es, diese Risiken zu erkennen. Sind alle drei Bereiche betroffen, kann sich ein einzelner Fehler zu einem systemischen Compliance-Problem entwickeln. Jede dieser Grundlagen erfüllt eine andere Funktion, doch keine kann Schwächen in den anderen Bereichen ausgleichen. Technologie verbindet und beschleunigt sie, kann sie jedoch nicht ersetzen.

Betrachten wir die einzelnen Elemente der Reihe nach.

Menschen: Wer trägt die Verantwortung für die Entscheidung?

Situation aus der Praxis:
Ein Unternehmen importiert seit mehr als 25 Jahren dieselben Waren. Daher wurde die Zolltarifnummer nicht erneut überprüft, obwohl sich die Zusammensetzung des Produkts im Laufe der Zeit geringfügig verändert hat. Bei einer stichprobenartigen Zollkontrolle einer Sendung stellt sich heraus, dass die Ware einer anderen Unterposition der Zolltarifnummer zuzuordnen ist.

Konsequenz:
Das Unternehmen muss rückwirkend für die vergangenen drei Jahre Antidumpingzölle i. H. v. 30,7% entrichten.

Niemand würde bewusst zulassen, dass bspw. eine falsche Tarifierung bestehen bleibt. Sie bleibt bestehen, wenn die Verantwortung bei allen liegt – und damit bei niemandem. Die IT geht davon aus, dass die Fachabteilung für Dateninhalte verantwortlich ist. Die Fachabteilung wiederum nimmt an, dass die Daten bei ihrer erstmaligen Erfassung validiert worden sind. Die Compliance-Abteilung und operative Teams verlassen sich auf die Informationen, weil sie bereits im System hinterlegt waren, und niemand kommt auf die Idee, sie erneut zu hinterfragen. Alle nutzten also die Daten, aber niemand übernimmt die Verantwortung dafür.

Klarheit
Klarheit bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, dass eine einzige Abteilung alles übernehmen muss. Die Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften erstreckt sich über mehrere Funktionsbereiche hinweg: Die IT hält die Systeme am Laufen, der operative Bereich wickelt die Transaktionen ab, die Rechtsabteilung interpretiert die Vorschriften und die Fachabteilung pflegt die zugrunde liegenden Produktinformationen. Entscheidend ist, ob die Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse zwischen diesen Bereichen schriftlich fixiert sind oder ob man lediglich stillschweigend davon ausgeht.

Fachwissen
Verantwortung allein reicht jedoch nicht aus. Sie muss durch entsprechende Expertise gestützt werden. Ein System kann eine Anomalie erkennen und einen Lösungsvorschlag unterbreiten. Es kann jedoch nicht beurteilen, ob eine Tarifierung einer eingehenden Überprüfung standhalten würde, ob eine Ursprungserklärung sicher abgegeben werden kann oder welche Auswirkungen eine Änderung in der Lieferkette auf eine bestehende Bewilligung hat.

Technologie kann Entscheidungen unterstützen und zugleich skalieren, sie kann diese jedoch weder selbst treffen noch die Verantwortung dafür übernehmen. Es muss weiterhin jemand eine fachliche Beurteilung vornehmen und dafür einstehen – auch wenn die Ergebnisse automatisierter Systeme objektiv erscheinen mögen, da sie schnell und konsistent generiert werden. Automatisierung ersetzt also kein fachliches Urteilsvermögen. Sie macht es stattdessen wichtiger denn je.

 

Daten: Vertrauen muss verdient werden

Eine Frage zeigt schneller als jede Systemprüfung, wie belastbar die Daten eines Unternehmens tatsächlich sind: Vertrauen Sie den Daten, auf denen Ihre Compliance basiert?

Eine aussagekräftige Antwort erfordert mehr, als nur zu wissen, wo die Informationen gespeichert sind. Es bedeutet, zu verstehen, woher sie stammen, wem sie gehören, wer für ihre Pflege verantwortlich ist und ob die zugrunde liegenden Entscheidungen dokumentiert wurden. Fehlt diese Transparenz, wird das Vertrauen in die Daten zu einer Annahme statt zu einer fundierten Beurteilung. Stellt man dieselben Fragen in einem größeren Unternehmen, treten schnell bekannte Probleme zutage. Dasselbe Produkt wird in verschiedenen Systemen unterschiedlich beschrieben.

Das ist im Grunde kein Technologie-, sondern ein Steuerungsproblem. Daten ohne klare Verantwortlichkeiten und zuverlässige Pflege entfernen sich unbemerkt von der Realität. Automatisierte Systeme sind darauf ausgelegt, diese Daten zu verarbeiten – nicht, sie zu hinterfragen. Werden minderwertige Daten in Automatisierungs-, Screening- oder KI-Systeme eingespeist, automatisiert das Unternehmen nicht seine Compliance, sondern nur die Unsicherheit – schneller und in größerem Umfang.

Situation aus der Praxis:
Ein Unternehmen nimmt einen Artikel aus seinem Sortiment, weil durch eine Vorschriftsänderung nicht mehr klar war, wie dieses Produkt zollrechtlich zu behandeln ist.

Best-Practice-Vorschlag:
Ein solches Szenario lässt sich vermeiden, indem man sich von neuen Vorschriften nicht überraschen lässt, sondern die eigenen Systeme aktiv auf dem aktuellen Stand hält. So gewinnen die verschiedenen Abteilungen mehr Zeit, um angemessen zu reagieren.

 

Prozesse: Wenn der Workaround zum Prozess wird

Compliance-Verstöße beginnen nur selten damit, dass jemand die Vorschriften bewusst ignoriert. Häufiger entstehen sie durch eine pragmatische Lösung für ein akutes Problem: eine zusätzliche Excel- Tabelle, eine manuelle Korrektur, eine lokale Abkürzung, die Zeit spart, oder eine Ausnahme, die in dem einen Fall, in dem sie gewährt wurde, sinnvoll erschien. In der Folge stimmen Tarifierungen zwischen Abteilungen, die eigentlich mit denselben Daten arbeiten sollten, nicht überein, weil lokale Tabellen Korrekturen enthalten, die nie in die zentralen Datensätze zurückgespielt wurden. Eine manuelle Korrektur löst das Problem bei einer einzelnen Zollanmeldung, lässt die zugrunde liegende Ursache jedoch unberührt, sodass dasselbe Problem erneut auftritt.

Jede dieser Entscheidungen kann für sich genommen durchaus nachvollziehbar sein. Mit der Zeit entsteht jedoch ein zweiter Arbeitsablauf, der parallel zum offiziellen Prozess läuft. Die dokumentierte Verfahrensweise sieht das eine vor, während im Tagesgeschäft stillschweigend etwas anderes geschieht. Genau hier verlieren Unternehmen die Kontrolle. Die Korrektur einer einzelnen Zollanmeldung, die Aktualisierung eines Datensatzes oder die Behebung eines einzelnen Vorfalls mag zwar das heutige Problem lösen, beugt aber zukünftigen Problemen nicht vor, solange der zugrunde liegende Prozess unverändert bleibt. Nachhaltige Compliance wird erreicht, indem die Ursache des Problems behoben wird, nicht nur die Symptome.

Bevor Unternehmen Prozesse automatisieren, müssen sie verstehen, wie diese tatsächlich ablaufen, und nicht nur, wie sie dokumentiert sind:
– Wer genehmigt eine Änderung?
– Wie werden Ausnahmen gehandhabt?
– Wenn eine Kontrollmaßnahme einen Fehler identifiziert, untersucht dann jemand die Ursache und passt den Prozess entsprechend an oder wird nur diese eine Transaktion korrigiert?

Technologie kann einen gut konzipierten Prozess schneller, konsistenter und skalierbarer machen. Einen schlecht konzipierten Prozess kann sie jedoch nicht ausgleichen. Ein mangelhafter Prozess wird nicht dadurch zu einem guten Prozess, indem Technologie hinzugefügt wird. Er wird lediglich zu einem schnelleren mangelhaften Prozess.

Situation aus der Praxis:
Ein Unternehmen verlässt sich auf die zollrelevanten Informationen seines Zolldienstleisters und durch dessen mangelhafte Compliance-Prozesse entstehen Zusatzkosten.

Best-Practice-Vorschlag:
Damit das Vertrauen in den Zollpartner nicht enttäuscht wird, sollte man vor dem Eingehen der Geschäftsbeziehung einen Nachweis für eine ordnungsgemäße Compliance-Struktur anfordern.

 

Wenn beide Seiten technisch aufrüsten

KI erhöht die Anforderungen an die Zollkonformität auf zweierlei Weise. Innerhalb eines Unternehmens kann KI große Informationsmengen analysieren, Muster erkennen und Lösungsvorschläge unterbreiten. Dabei ist sie jedoch vollständig von den Grundlagen abhängig, auf denen sie aufbaut. Sie benötigt wirklich zuverlässige Daten, Prozesse, die tatsächlich kontrolliert werden, und Mitarbeitende mit dem Wissen und der Befugnis, ihre Ergebnisse kritisch zu hinterfragen.

Auch außerhalb des Unternehmens schreitet die Automatisierung voran. Die Richtung, die die EU mit dem EU-Zolldaten-Hub einschlägt, ist dabei ein wichtiger Indikator.

Exkurs:
Die Europäische Kommission hat eine ambitionierte Reform des UZK vorgeschlagen, in deren Mittelpunkt ein zentraler EU-Zolldaten-Hub und eine neue EU-Zollbehörde stehen. Vorbehaltlich des Gesetzgebungsverfahrens soll die Reform voraussichtlich schrittweise zwischen 2028 und 2034 umgesetzt werden.

Die Risikobewertung entwickelt sich weg von fragmentierten nationalen Systemen und hin zu einer kontinuierlichen, KI-gestützten Analyse von Handelsdaten in der gesamten EU. Je vollständiger und vernetzter das Bild wird, das die Zollbehörden von grenzüberschreitenden Transaktionen erhalten, desto leichter lassen sich Unstimmigkeiten erkennen. Eine Umgehungslösung, die früher innerhalb eines einzelnen Geschäftsbereichs oder Mitgliedstaats unentdeckt blieb, kann nun über die gesamte Zollorganisation eines Unternehmens hinweg sichtbar werden. Technologie beschleunigt somit nicht mehr nur die Prozesse des Unternehmens. Sie verbessert zugleich die Fähigkeit der Behörden, diese Prozesse zu verstehen.

Dadurch verändert sich die Ausgangslage. Die Behörden können schneller und aktiver handeln, wogegen die Stärkung von Mitarbeitenden, Daten und Prozessen Zeit braucht.

 

Womit Sie anfangen sollten

All dies erfordert kein neues System. Es erfordert ehrliche Antworten auf einige direkte Fragen – und jede Zollabteilung kann sie bereits heute stellen. Die Checkliste auf S. 38 dieser Ausgabe soll Ihnen dabei helfen, typische Fehler zu erkennen, bevor es eine Zollprüfung tut.

Ein praktischer Ansatz
Wählen Sie eine Produktgruppe aus und versuchen Sie, anhand dieses Beispiels die Fragen der Checkliste zu beantworten. Tun Sie dies vor der nächsten Investition in Technologie – nicht erst danach. Die meisten Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, stellen fest, dass sie nicht alle Fragen mit wirklicher Sicherheit beantworten und sie die bestehenden Lücken nicht vollständig aus eigener Kraft schließen können. Das ist keine angenehme Erkenntnis. Dennoch ist sie wertvoller als jedes Tool, denn sie zeigt sehr genau, wohin die nächste Investition fließen sollte.

 

Fazit: Grundlagen zuerst

Technologie wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle in der Zoll-Compliance spielen. Sie ermöglicht es Unternehmen, große Datenmengen zu bewältigen, Kontrollen einheitlich anzuwenden und Informationen schneller als je zuvor an die richtigen Personen weiterzugeben. Diese Vorteile sind unbestreitbar. Sie hängen jedoch vollständig von der Stärke der Organisation ab, die hinter der Technologie steht.

Technologie schafft keine Compliance. Sie beschleunigt sie. Deshalb wird die Zukunft der Zoll-Compliance nicht davon bestimmt, wer KI zuerst einsetzt oder in die fortschrittlichsten Systeme investiert. Entscheidend wird sein, wer über die stärksten Grundlagen verfügt: klare Verantwortlichkeiten, verlässliche Daten und kontrollierte Prozesse.

Unternehmen, die heute hier investieren und die Grundlagen aufbauen, werden auf das Zollumfeld von morgen vorbereitet sein. Unternehmen, die dies nicht tun, werden lediglich ihre Schwächen automatisieren automatisieren. Die Zukunft der Zoll-Compliance beginnt nicht mit einem neuen System, sondern mit den Grundlagen, die es wert sind, automatisiert zu werden.

Link zum Download der Checkliste